Oni, čini se, bez muke stignu napraviti toliko toga, a zatim u miru piju kavu, dok se vi koprcate u poslu kojem kao da nema kraja. Pitate se kako im to samo uspijeva i u čemu griješite? Njihova je tajna u provođenu nekih ključnih sitnica.



Količina posla i marljivost ponekad nemaju utjecaj na djelotvornost. Uspješni ljudi svladali su vještine koje im štede vrijeme i imaju navike koje oni manje uspješni i manje djelotvorni nemaju. Od postavljanja ispravnih prioriteta o tome koji projekti ne trebaju biti savršeni, do toga da znaju reći 'ne'. Otkrijte koje vas još navike mogu pretvoriti u produktivniju i opušteniju osobu.

1. Oni shvaćaju važnost pauze

Ako mislite da je neprekidan rad sinonim za učinkovitost (osim ako vam mozak neprestano radi na najvišoj razini budnosti) varate se. 'Pauza je slična resetiranju računala. Mozak dobije priliku izbaciti nagomilani stres i kasnije jasnije razmišljati', kaže Christine Hohlbaum, autorica knjige The Power of Slow: 101 Ways to Save Time in Our 24/7 World. Prije svega napominje važnost pauze za ručak. Ovo biste trebali učiniti svaki dan, no to ne znači jesti za radnim stolom. Ni radni ručak nije posebno djelotvoran. U nekom trenutku ćete izgubiti koncentraciju. Na koncu, ako istovremeno jedete i radite, nećete obratiti dovoljno pažnje na jelo (najbolji način da se prejedete), a nećete posvetiti ni dovoljno pažnje poslu.

Osim pauze za ručak, Hohlbaum predlaže i petominutnu pauzu ujutro, prije početka posla, te barem 10 do 15 minuta popodne. Bilo da šećete, čitate knjigu ili gledate kroz prozor uz šalicu čaja, vratit ćete potrebnu energiju i poboljšati djelotvornost.

'Pauza je jako važna, u suprotnom će mozak dosegnuti točku zamora. Kad to osjetite, odmaknite se od radnog stola i krenite na pauzu', kaže Hohlbaum.

2. Čak i kad nisu najbolje raspoloženi, radni dan počnu pozitivnim stavom prema kolegama

Studija provedena na Fisher College of Business at Ohio State University pokazuje da zaposlenici koji na posao stignu loše raspoloženi – bilo zbog obiteljskih problema ili stresa u prijevozu – mogu imati i 10% manju učinkovitost na poslu. Dakle, ako na posao ne stižete uvijek najbolje raspoloženi, dobro bi bilo provesti pet do 10 minuta u opuštanju. 'Stvorite ritual. Možda je to odlazak s kolegama u kuhinju ili pozdravljanje drugih. Nije važno što radite, glavno da potičete osjećaj veze s kolegama', kaže autorica.

Ako osjećate da ste dio većeg tima, osjećat ćete da posao ima više smisla, a to je velika razlika. Ovakav početak dana će i smiriti um i odvojiti vas od vanjskih izvora stresa.

3. Pametno biraju hranu

'Teška hrana za ručak pretvorit će ostatak radnog dana u mučnu borbu. Važno je da razina šećera u krvi ostane ujednačena tijekom cijelog dana, nagli skok i pad koji nakon toga slijedi nisu dobri za koncentraciju', kaže dr. Kari Kooi iz The Methodist Hospital u Houstonu. Po njegovom mišljenju, najbolje je pojesti lagani ručak i dva manja obroka u jednakom vremenskom razmaku. Povrće i nemasni proteini idealan su izbor, dok mesne prerađevine ne pružaju dovoljno energije. Za dovoljnu i konstantnu razinu energije važno je da hrana bude što manje prerađena. Umjesto pekarskih proizvoda i slatkiša, pri ruci držite orašaste plodove i voće koje je bolje pojesti kad poželite nešto staviti u usta.

4. Lista radnih obaveza je fleksibilna
Imate li listu nužnih obaveza postat ćete nefleksibilni. 'Mnogi misle da im je dan kaotičan ako moraju mijenjati plan, dok najdjelotvorniji ljudi shvaćaju da je to normalan radni ritam i to ih uopće ne uzbuđuje', kaže Vicki Milazzo, autorica knjige Wicked Success Is Inside Every Woman.

'Dan uvijek započnem planom, ali on traje do 9 ujutro. Kasnije je već drugačije.' Međutim, Paula Rizzo, stručnjakinja za osmišljavanje radnih obaveza i planova te osnivačica ListProducer.com, naglašava da je važno imati određenu listu obaveza, bez obzira što će se mijenjati. Važno je održati dobar smjer.

5. Tehnologiju koriste ograničeno i sa svrhom

Surfanje internetom treba znati vremenski ograničiti. Odredite vrijeme kad ćete pogledati omiljenu društvenu mrežu ili neke portale. Dok ste na internetu, vrijeme može proći brže nego mislite. Ako nemate dovoljno samodiscipline, koristite nešto poput Google Chrome's website blockera, koji će ograničiti vrijeme koje provodite na mreži. Pazite i na vrijeme koje provodite čitajući i pišući mailove – 15 do 30 minuta je sasvim dovoljno za osobnu poštu. Pazite da vam privatne obaveze ne oduzmu puno radnog vremena. I poslovni mailovi mogu oduzeti puno vremena, pa je nekad možda djelotvornije nazvati osobu, posebno ako nešto treba pojasniti.

6. Odredite što je važnije

Različiti zadaci traže različitu razinu koncentracije. Počnite dan tako što ćete utvrditi razliku između poslova. Podijelite ih u one koji zahtijevaju intenzivniji rad i korov. Korov je nešto manje što svakodnevno treba obaviti, poput pregleda mailova, telefonskih poziva i manjih organizacijskih poslova. Intenzivan posao je onaj koji zahtijeva duže razdoblje koncentracije, poput pisanja, pripreme prezentacije i upravljačkih odluka. 'I čupanje korova je važno, a pruža i potreban odmor između dva intenzivnija zadatka', savjetuje Milazzo.

7. Perfekcionizam su stavili na mjesto koje mu pripada

'Žene su, čini se, po svojoj prirodni sklonije perfekcionizmu. Stoga trebamo posebno razlikovati poslove koje zahtijevaju takvu dozu predanosti', kaže Milazzo. Primjerice, ako pripremate mail za poslovnog partnera, prođite kroz program za pravopisne greške, ali nemojte pismo čitati pet ili više puta. Ali ako pripremate prezentaciju za važne klijente, slobodno pokažite perfekcionističku notu.

8. Naučili su reći 'ne'

Lako je moguće da vas netko ili nešto prekine ili ometa pri radu. No, uspješni i produktivni ljudi naučili su kad i kako reći 'ne'. A način i vrijeme su jako bitni. Prije svega recite 'ne' onima koji uvijek zanovijetaju i ometaju druge. Primjerice tako da stavite slušalice na uši. One šalju poruku da ste zauzeti te otklanjaju buku, a i sam pogled na njih obeshrabruje u startu. Što se tiče 'ne' koji treba izgovoriti šefu, recite to ugodno, ali sigurno. 'Ne' upućeno šefu ne mora se doslovno izgovoriti, mudrom šefu će biti dovoljno ako navedete što je važnije ili što već radite. 'Ako zaposlenik to učini, šef obično shvati poruku', kaže Milazzo te dodaje: 'Zašto biste od šefa stvorili neprijatelja? Pa želite da shvati koliko radite i zapravo želite djelotvorno koristiti svoje radno vrijeme. Ukoliko je šef toga svjestan, lakše će prihvaćati vaše 'ne'.'